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第184章（第1页）

如能善加利用电脑的话，对于资料处理的确有很大的帮助，且可增加资料的活用。

另外，必须强调一点，就是只要一输入磁片，虽经过一番长时间的设计，但是却能永久保存。一张磁片大约可存入60或70个项目，平均每一项目约值二三十元，以长久保存的功能而言，实在很便宜。

18电话答录机、传真机是时空的便利兵器在信息化的现代社会中，在信息的收集或交换上，电话是重要功臣，但是，电话的最大缺点是不论你是在吃饭或是睡觉，铃声一样大作。有很多人不喜欢电话，而喜欢以信件方式传情达意，&ldo;安静从容&rdo;似乎也是一项原因吧！

因这些缺点，所以研究发明而产生出电话答录机，即使忙碌或无人接听时，都可靠电话答录机来完成以时间换取空间的重大任务。

和顾客有重要文件传达时，而且时间又紧迫的话，此时，就可利用最新产品‐‐传真机。它能正确无误地传递信息，可说是信息整理术的最迅速的武器之一。

在信息整理术中，多加利用电话答录机和传真机，可使信息发挥最大效力。

为了迅速传递信息，争取生意机会等等因素，电话答录机、传真机已广为使用。并非因为它们是新产品才使用，而是它们确实对事业帮助很大。

最重要的一点，是对电话答录机及传真机的信息、文件等不能及早处理，反而拖延的话，那就不具任何意义了。所以除了会使用机器外，也要勤于处理机器所传递的信息，才能发挥机器的真正功效。

信息头绪整理技巧1只用一张便条纸卡片，也能让头脑清晰从&ldo;整理信息&rdo;的观点来看，对于资料存档、书架整理都得列入考虑范围。收藏的档案能正确地整理正确地使用，再加上清晰的头脑，才能使收集的信息顺利地被运用。

人的头脑，是收集信息的第一站，就像书架一样，如果书架乱七八糟，想要迅速得到或整理资料，是绝不可能的事。解决的方法是使混乱的头脑解放，而且必须经常如此地做。其中的一个方法，就是利用记忆。例如当面对很复杂的问题时，立刻根据记忆及以往的经验，整理出头绪来；若遇到无法解决的问题时，要培养新的观点。在解决这个难题的过程中，若使问题两层、三层地积压，任何人的头脑都会十分混乱的。

对于这种棘手的情况，无论在脑中如何想象，仍要作出最后决定。这时，我们就得将头脑比拟成活页的记忆插卡，找出最理想的方法。为了达到目的，该如何作呢？时间充裕吗？商量的对象是谁？一切有关事项必须在便条卡片上列举出来。

记忆插卡法有助于帮助混乱的头脑理出头绪。当然，在书写时，一道道解决方法，也会逐渐清晰浮现。

混乱的头脑是由于血液集中，使脑部感到沉滞，当然也就无法维持自身的平衡。以手书写，可以缓和这种血液集中的现象。感到迟钝的头脑，也可恢复正常。

记忆卡的另一个意义，是象灯号故障的十字路口上指挥交通的警察的角色。警察的手势信号，就代表记忆的指示方向，使混乱的头脑得以畅通。

以一张记忆卡的效用，使头脑清晰，不仅解决头脑的压力，也可解决很多问题。所以，清晰的头脑是解决一切事情的先决条件。

2记忆是才华洋溢的根本人的大脑非常微妙，其记忆容量十分庞大。也许不能与大型电脑相比较，但是其实际储存量，也是相当可观的，与天文学的规模一般宏伟。大脑的记忆构造是亲身体验的累积，可使其活用，也可使其冷冻，能够顺利地活用是最好的作法。若按下资料显示的键盘时，就应有&ldo;现在我必定要作某事&rdo;的意识，而不是&ldo;请打开吧！我需要某项资料&rdo;。意识能使头脑确认目标，能对积存的信息加以活用，这是脑部作业很重要的一环。

对于目的意识，必须专心一致，直到完成为止，不能三心二意，否则就很难以达到目的。

难题的解决方法常会在下意识中浮现出来。有时无法解答的问题，暂且搁置，反而会有奇迹出现。很多实例都能证明人类潜在能力的不可限量。

例如法国有位数学家宝安卡勒，曾为了某一个数学定理，数日不眠不休地苦思，最后仍无法解答，于是干脆搁下，暂时出去走走。一会儿马车来了，他正踏出脚要爬上车时，脑中突然出现了久思不解的数学解答。

不只是宝安卡勒，很多著名的数学、物理定理或法则，都是经由这种方式产生的。比如：阿基米德的浮力原理，竟是在洗澡时无意间想出来的；万有引力定理，也是牛顿看到苹果落地才发现的。

以这种方式想出很多疑难问题的解答的例子非常多。由此可知，暂时搁置问题也是很重要的一种作法。这种作法，在思绪的重新整理上，有激污扬清的功效。

虽然也许你没有因暂时搁置的作法而有重要发明，但在工作上，却肯定会有很多小小的发现。平时，当你工作搞到焦头烂额的地步时，干脆把事情放在一旁，让脑子有点空间，稍微休息一下，再重新出发，毕竟脑力是愈用愈活的，记忆是才华洋溢的根本。

3稍加记录后，暂且抛却问题想了许久的问题，仍不明了，不妨稍做记录后，暂且不去想它。搞不好也许有奇迹出现，或是转而思考其他问题，这种移动方式也是一种有利的作法。

如前所述的&ldo;暂且抛却&rdo;，虽然表面上不思考这问题，潜意识却没放弃。而其中主要的关键，正是暂且忘掉，转移思考，使头脑轻松一下后，往往能意想不到地解决问题。

但是，如果最后还是无法解决的话，想在中途就放弃也是不行的。由于潜意识中有&ldo;无法忘记&rdo;的意志存在，接二连三地刺激脑部，以致无法有新的观点重新出现。

因此，要让头脑有空间处理思考，而不是一再给予同样的刺激（即思考同样问题），使它疲乏，无法正常运作。

再强调一次，清晰的头脑，才能解决混乱的事情。

4积极的休养是使头脑清晰最好的方法工作一段时间后，非得作短暂的休息不可。这种作法，主要是以重整思绪、提高工作效率为前提，所以非实行不可。在家里或事务所时，也要尽可能利用短时间休息。

这里所谓的积极休养法，是伸伸手，走一圈，时间大概是三分钟。虽仅三分钟的时间，却也要尽量尽力而行。

短短的三分钟内，弯弯腰也可以，让身体流一点点汗，舒活一下筋骨。偶尔选择聆听音乐，也可得到休养的效果，使头脑轻松一下。在三分钟内，尽可能以各种方式使整个人稍做休息，让头脑没有负担。

把三分钟的休息时间安排在工作段落间，效果远胜于中午在咖啡屋内吹冷气&ldo;休息&rdo;更有意义，也比爬在桌上午休片刻更好。至于作剧烈运动，象棒球、桌球、跑步等等，却往往不会比运动前头脑更加清楚。

刚才所说的运动，应该算是&ldo;消极的休养&rdo;，只是在浪费时间，而前面所说的休息，却是有助于清晰头脑的恢复，所以称为&ldo;积极的休养&rdo;。反正只要能使头脑保持清晰，可以使工作顺利进行，就是&ldo;积极的休养&rdo;。实行这种方式，才能稳健处理资料。