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第106章（第1页）

但是，掌握工作所有的流程虽然不错，但想要统一在部门单位或个人单位上来进行，必须要清查出个人的业务后，再汇集到部门去才行。特别是为了能充分运用个人的能力，或者在部门单位能产生效果，则清点个人的业务是有绝对的必要。

从机能的流程来看时，其弱点在于即使流程是有效率的结构，却很难看出部门单位的改善和提高效率的效果。由这个意义看来，要全数清查公司的工作，以清查并分析每一个人的工作内容是最确实，也是最有效率的方法。

业务内容记录表样列

业务单位发生次数。件数所需时间

大编中

分号分

类类

小业务内容（详细记录）

分类

换1日月期年件算月

换问题点。改善意见算年

将工作内容记录下来要清查每个人的业务，首先就要每个人将自己的工作，以自动自发且又能观察到的行动开始。何谓能观察到的行动呢？一般而言，就是将自己所做的工作内容记录下来。

在记录自己的工作时，因为有些工作是以数人分担后再集合起来的，所以要统一记录工作的单位，这就叫做业务体系。一般可分类为3～4个阶段，如例图所示，用大分类、中分类、小分类来表示，就是用这小分类的单位来清查出业务的。当然啦！有关任何一个部门共同所发生的业务（比如说审核、预算、总务等），也同样必须统一业务的单位。以这个设定的业务单位为基础，每个人将自己的工作内容记录在业务内容记录表上（参照上表）。记录下来并不是目的所在，而是要根据记录的内容来清查自己的工作，找出改善和提高率点，才是此方法最主要的目的。而且，如果不是为自己而记录的话，大家就不会认真了。若靠某人帮你调查，要某人帮你记录，内容就会变得马虎、敷衍了事。

在业务体系的单位中，尽可能不使工作落后而详细地把它写出来。必要项目分为&ldo;业务单位名&rdo;、&ldo;业务内容&rdo;、&ldo;次数、件数&rdo;、&ldo;需要时间&rdo;

与&ldo;有关的意见&rdo;等五项。其他的再应需要而附加上去。

为了使每个人能自动地去改善自己的工作，所以最好分发每人一份为改善个人工作的&ldo;查验表格&rdo;，一方面查验自己所写下的每一项业务，一方面找出改善点。

有关业务内容记录表，&ldo;非定型业务&rdo;与&ldo;主管业务&rdo;的记录方法，很容易成为问题所在。

关于&ldo;主管业务&rdo;，也可以和负责人用同一种形式来记录，只是还需要确定。身为主管，对于记录内容里的分类的业务单位，要负什么样的任务呢？

尤其是有的主管很排斥记录自己的业务内容，那就另当别论了。

业务简化检核表●不能不做吗？报告书等）吗？

●目的明确吗？●不能减少抄写吗？

●真有提升效果吗？●不能减少盖章吗？

●不能改变做法吗？●不能减少经手人员吗？

●不能简化过程吗？

●有无尚未使用的表格？●不能更简化吗？

●不能减少次数吗（每日、●不能更集中处理吗？周、月）？●不能自我服务（倒茶水●分类或项目不能简化吗？等）吗？

●不能减少张数（票据、●不能减少影印吗？

●不能减少记录吗？●横向分工是否重复？