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5 管理好你的信息资料（第1页）

“财富知识大讲堂.（..）”！

批注：

现代社会，各种信息如潮水般铺天盖地向你涌来。如果你想逃避，懒于处理信息，它们很快便会将你淹没。及时整理信息资料，是你进行有效工作的基本要求。

现代社会，各种信息如潮水般铺天盖地向你涌来。如果你想逃避，懒于处理信息，它们很快便会将你淹没。及时整理信息资料，是你进行有效工作的基本要求。

（1）找好信息的来源

现在信息的来源很多，广播、电视、报纸、杂志、网络等媒体均可传播信息。因此，对于不同类型的信息，选择合适的信息来源是很重要的。

就日常生活而言，信息可以分为新闻信息、专业知识信息和私人信息，新闻信息和知识信息属公众信息，不具有保密性和专有性。

新闻信息是人们最为关注的信息之一，它包括国内外政治、经济、文化、科技、体育等各方面发生的事件，它与我们的日常生活联系十分紧密。比如，国家的政策、方针、路线、法律的制定、修改和调整，直接关系到我们的生活，所以，这一类信息不能少。新闻信息的来源一般为报纸、广播、电视、网络等。

专业知识信息与新闻信息不同，它不是传播新闻，而是传播专业知识，具有稳定性、长期性，是一定时期以来人们智慧的结晶。不管是自然科学知识，还是社会科学知识，都有常识性的知识和专业知识之分。常识性的知识能够为一般人士所接受，专业知识则具有学术性、理论性，对于专业人士比较适用。

找寻与自己职业相关的信息是非常必要的，了解专业信息是发展的必要条件。除了在学校中系统学习专业知识以外，通过其他信息源寻找专业知识信息也是给自己充电的重要途径，特别是对于上班族而言。

专业知识信息主要来源于专业报纸、杂志以及网站等，网络在传播信息中的作用越来越大，与人们的生活已密不可分。有的网站是综合网站，对专业信息有所涉及，但想了解更深的专业信息还应该找寻专业网站。

私人信息主要包括办公资料与私人信件等，这些信息一般有三大来源：一是上级传达；二是下属汇报；三是同事转达。

（2）整理报纸、杂志信息

现在报刊、杂志种类极多，你有再快的阅读速度，一天也不可能将所有的报刊、杂志一一浏览，所以，选择报刊、杂志来阅读十分重要。

你一般需要阅读以下几种报刊、杂志：

第一种，一份以新闻为主的综合报纸。它必须在全国有一定的权威性。主要刊登国内外重大新闻，兼有其他文学、艺术作品。

第二种，一份本地权威报纸。一般是市级以上的地方报，以了解地方政策、法律、法规以及周围的风土人情、文化习惯等，其目的是熟悉你的生活环境、抓住发展机遇。

第三种，与你专业有关的报纸或杂志。了解本行业最新动向、发展趋势以及研究成果，让自己专业知识跟上时代的发展。

第四种，与你业余爱好相关的报纸或杂志。供休闲、消遣也可以，主要是丰富自己的知识和业余生活。

即使在你选择的这几种报刊、杂志中，你可能也没有时间一一阅读，选择其中的重点尤为关键。对于报纸来讲，拿到一份报纸后，先浏览全部的标题，看哪些是比较重要的，拿支笔在具有可读性的文章上作一个记号。然后再有重点地阅读。看杂志，先看目录，同样在你认为可读的文章前作一个记号，然后再阅读。

对于具有价值的内容，可以裁剪或复制，制作成小卡片，放到自己的文件夹里。这个文件夹专门放来源于报刊、杂志的有用信息。文件夹也需要分类，你可以分为与专业知识有关的信息、日常生活信息、相关的重要新闻以及其他知识等。最好给文件夹设一个目录，放入新信息后，在目录上作好记录，以便查找。

这种管理可以给你的生活带来许多好处，增加你的知识量，方便你的生活，提供发展机遇等，不妨试试！

（3）***件、资料的整理

***件、资料往往是要被动接收、主动处理，这些信息数量大，内容复杂，整理比较费力，主要是分类比较困难。

这类信息可以根据其存在时间及价值分为猝死型、衰老型和永久型；猝死型信息的特点是在利用后便可以作废；衰老型即时间越长，价值越小，保存一段时间后即可处理掉；永久型的信息，特点是具有长期保存的价值。一般来说，衰老型和猝死型的信息居多。

如何整理这些信息呢？

当你收到信息后，应该先判断哪些是需要具作出回复的，哪些是要立即作出处理的，哪些可以保留，哪些以供参考，等等。

根据处理的结果，作一下分类，准备好几个抽屉。

第一个抽屉用于放置收到的信息。有的信息需要你立即作出回复，这类信息不要再搁置到抽屉里，马上回复较好。不需要回复的、尚未作处理的信息放入这个抽屉，以供一一处理。

第二个抽屉放置已经开始处理，但因条件不成熟没有完成的信息。比如，你正阅读一份文件，突然上司拿了一份资料让你翻译，你被迫停止你的工作，就可以把这份文件放入这个抽屉，以待及时再处理。

第三个抽屉放置已经作出回复，但尚未发出的信息。

第四个抽屉放置已经阅读，不需发出或回复，应当保存的信息。一般这类信息比较多，其中，需要进行存档的工作也较多。

第五个抽屉放置参考资料。包括：计划中除了决策方案外的其他方案；过去的可供参考的实施方案；本单位人事资料；本单位资产、负债等资料；本单位行政编制资料；其他单位或个人资料等。

将这些信息同样分门别类进行管理。在信息管理中最关键的一点是分类，如果分类准确，不管是保存还是利用都极为方便。

批注：

将这些信息同样分门别类进行管理。在信息管理中最关键的一点是分类，如果分类准确，不管是保存还是利用都极为方便。