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第159章（第1页）

有关信息整理的书籍常这样写着：&ldo;收集资料要限定期限，在这段期限中没有用的资料，就可以丢掉了。&rdo;不少人赞同这种做法。事实上，无论期限长短，如果只是储存，其数量必定愈来愈多，相对地，惰性也因期限延长而愈来愈重，导致不能有效地整理资料。因为这些缺陷，对于信息&ldo;取舍&rdo;

的决定，更要&ldo;速战速决&rdo;。不知丢舍不适用的资料，反而紧紧抱住各种资料不放，这是资料收集和整理工作最忌讳的。对于这种建议，也许有人会问：&ldo;断然割舍固然正确，但是稍后又有所需要时，又该怎么办呢？&rdo;管理者应该还记得，速战速决策略是针对报刊杂志等刊物的。即使擦肩而过，往后仍可找到这些刊物，这一点是不用担心的。重点在于是否所有图书馆内的期刊室都可找到过期的报纸？图书馆、出版公司，一定都存有过期的杂志，所以大可不必担心资料的丢失；另一项重点是必须拥有过期报纸或杂志的简单目录，留待查阅时作为&ldo;检索&rdo;的来源。

除了以&ldo;采用标准&rdo;作为收集资料的标准外，对于所要的资料，在剪报时应注明报纸名称、日期；杂志方面则应写下杂志名称、篇名、出版期号，以及划下重点等，为未来&ldo;检索&rdo;工作奠定良好的基础。

信息整理的特征信息有如生物，随时随地衍生和扩大；尤其对现代人来说，信息的无边，就如巨大的海洋。管理者每天拿到的早、晚报，加起来的字数那么多；坐在汽车里看到的是广告；公司里公文、电话、商业资料如cháo水般流过双手；休息时看到听到的尽是书本、杂志、电视节目、广播录像带？？连一本新的电脑手册都是信息家族的一员。这些数之不尽的资料似乎足以将人淹没，但实际上，一直认为与工作无关的资料大都能可以过眼即丢，想要在信息社会里过健康生活，除了大胆取舍外实无他法。

唯一担心的问题，是如何整理自己苦心收集来的实用资料。只要用心收集资料，光是报纸、杂志就成箩成筐，再加上其它媒体，更是不可胜数。资料到手未必是难事，但如何整理、活用这些资料却让人大伤脑筋。&ldo;资料整理术&rdo;是利用一种手段处理资料，不让你重复地把小山似的资料搬回家，然后望着发呆，最后丢进垃圾筒，于是，觉得你是一个傻瓜。相信很多人都有这种倾向，常许下承诺，狂热地要求自己把能收集到的资料都放在手旁，其结果是毫无能力去处理，全变成废纸丢进垃圾筒，许多上班族都有这种经验。

对于这种状态，可称其为&ldo;资料肾亏&rdo;。在中国传统中医学里，习惯地把因房事过度而造成身体虚弱的症状称为&ldo;肾亏&rdo;；而&ldo;资料肾亏&rdo;是指资料过多过滥，使人们的头脑和神经疲惫不堪。即许多人在没有确定目标和意识不清的情况下，就大量收集资料，或者收集到的资料重复的太多，以致收集者无法理解收集资料的含义，造成大脑神智不清，出现不健康的状态。

不管是何等重要的资料，如果仅保持刚拿到手的形式，一定会因表现方式和媒体的不同，而无法归纳和应用。未经整理的资料是无法提高工作效率的。

1工作效率化许多人在初尝资料整理术的甜头时，不禁喜上眉梢，而这种快感逐渐使很多人将资料整理视为嗜好而乐此不疲。当然人人有不同的嗜好，但是不能错将嗜好当工作，否则很容易又回到浪费精力和无意义的原点上。

有很多人无限制地剪报、贴报、建档，这完全是嗜好。对工作来说，资料整理只要能够做到需要时就能找到必要的资料就行。也许你觉得，如果费时费钱去剪存一些不必要的报纸，还不如去做些对自己生活更有建设性的事。资料整理并不是信息工作的目的。它是整理各种不同规格的第一手资料，然后加以运用在工作上，以发挥整体的功能；资料整理的最终目的是&ldo;工作&rdo;，而不是&ldo;整理&rdo;。所以管理者一定要在收集来的资料中，找出一些法则，以此为武器，或创造畅销产品，或找到更有利的商机。创造利益绝对是信息工作的最终目的。

工作和资料之间存在着密不可分的联系。过去总认为&ldo;资料工作&rdo;是大众传播工作者的特殊工作，但现代社会都是以资料为中心而运转，没有任何人能公然宣称他的工作和信息全然无关。因此，信息工作的哲学和技术就成了这个时代社会人的基本素养。

要保持工作愉快的条件之一就是工作效率化，至少资料整理要能发挥清晰思路的功能。这才是信息整理工作的意义。

2整理和保管资料整理可分为&ldo;整理&rdo;和&ldo;保管&rdo;两部分。&ldo;资料整理&rdo;是通过归档、剪报和索引等方法，来从事&ldo;整理保管技术&rdo;。不过这种整理保管技术大都是善后的工作。通过处理，使以后有必要时能迅速方便地获得必要资料。这个技术虽然重要，但更重要的却是如何将汇集到的资料加以活用。市面上有很多关于&ldo;资料整理&rdo;的书籍，但却过分强调整理保管的技术，容易失之偏颇。因此，兼顾活用资料和取用时迅速便利的资料整理术，可以说是资料整理和保管工作的两大动力。

不过保存资料并不是一件轻松的事，即使投入很大的热情，也不能马上立竿见影。常花费许多时间和精力整理好的资料，经过一段时间后，总会有&ldo;更需要你注意&rdo;的工作分散你的注意力。结果堆积如山的资料再度侵占书桌，光要找一份需要的报纸，就得花费很多的时间。要简化这段工作的话，必须在收集资料和活用信息时，已系统化地处理完了存在的问题。因此，资料整理的第一步，就是要设定连续作业的方式，让资料系统化。

信息整理的技术在追求信息整理技术完善的过程中，管理者脑中常会留下不愉快的感觉，这会影响工作的进度。这些感觉包括被丢掉的资料是不是真的不需要？

明明记得一些有用的资料，但临到用时却记不起来、说不出口？？。它容易使思考混乱、使工作出错，以致浪费时间，更严重的是增加工作的成本。因此，理想的资料整理方法，能让人保持平静、愉快的心情，并有效率地进行工作，即要符合&ldo;资料生理&rdo;。

1资料生理学任何人在工作时，大脑都在运转，大脑工作的状况就是它的生理状况；资料整理的目的就在维持大脑清晰和明朗。为了整理大脑的思考，必须找出资料生理的规律。可是，人类的思绪总是随机而片断的，并没有系统化的管理，尤其是在令人意外的时刻经常产生新构想，紧接着又忘记。这些新构想未必马上可用，但如果能使用一套方法加以利用，很可能整理出一套完整的计划。

要把这些杂乱无章、毫无次序的想法转变成有意义、有条理、有层次的思想体系，最重要的工具是语言，而表现的最主要手段则是文字篇章。所以，资料工作也可以说是用&ldo;语言&rdo;道具来处理问题的工作。不论是文件、书籍或报纸，全都是语言的信息源。用系统化的方法整理资料，设法转化成社会通用的法则，这就是&ldo;资料工作&rdo;。而资料整理法则须根据大脑的思考方式来设计，即创造整理的资料生理系统。这是效率化工作的成功的钥匙。人都有惰性，都不愿意处理麻烦的事。因此，在设计资料整理法时，一定要考虑这种特点。