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第78章（第1页）

此外，一些推销员打来的电话，直接由秘书处理掉即可，不必由自己接听。有时候和比较健谈的客户通电话，在谈完正事之后往往还会聊些家常，如果采用这个方法，就不必担心电话讲太久，而错过其他电话了。也许有人认为只要通话简短，没有特殊的方法也不会有困扰。但和客户聊聊家常是必须的，如果采用这种方法，不但可以和客户好好聊一聊，也不必担心耽误了其他的事情。

把对方来的电话说得详细一点人们最不喜欢打电话的时候，只听到对方一声&ldo;喂！&rdo;而不报上自己公司的名称。照理说，接到电话应该说：&ldo;○○公司&rdo;，或是&ldo;○○公司业务部&rdo;，让对方确定没有打错电话，如果打错了可以趁早发现，避免浪费时间。同样的道理，总机或是负责传达的人，如果只说&ldo;○○先生来电&rdo;，也是不对。应该说&ldo;○○公司的○○先生来电&rdo;。

像这些电话应对，应该在职员刚进公司时就要训练。譬如把各种现象电话应对方法编印成册，让新进员工一开始就知道如何应付，等到出了问题才教他就太晚了。

这本手册里面有各种电话应对的方法，以最令人头痛的推销员电话为例。一般推销电话无端地占用别人的时间，就某些程度而言，可以算是一种犯罪。不过，一般推销员不会一开始就露出马脚，通常他会说&ldo;恭喜您从10万人中脱颖而出？？&rdo;然后渐渐扯到他所要推销的东西。这时你可以单刀直入地说：&ldo;总而言之，就是推销嘛！&rdo;不管多么厉害的推销员听到这句话，也只能回答：&ldo;啊！是的。&rdo;然后你就赶快加上一句：&ldo;不用了，谢谢！&rdo;

马上挂断电话，不必为这个浪费时间。

此外，手册里面，对于对方打错电话时的处理，也有详细的说明。许多人在知道对方打错电话之后，都会不高兴地说：&ldo;你打错了&rdo;，就挂断电话。

然而，这样应对的话，对方很有可能再打过来。所以，接到别人打错的电话，一定要问清楚：&ldo;请问你打几号？&rdo;如果对方号码不对，应该告诉他：&ldo;我们这里是○号&rdo;，万一号码相同，就应该说：&ldo;您打的电话没错，不过，我们这里是○○公司啊！&rdo;如此一来，就可以避免重蹈覆辙再打过来。其实这些都只是一些小技巧，然而稍微留心，就能减少时间的浪费。

做一份&ldo;行动记录表&rdo;订定行动记录表比做预定表，更能妥善管理时间。有很多人常说：&ldo;唉！自己想做的事情很多，却因为时间关系，没有办法实行！&rdo;然而，只要仔细分析一下他所谓的&ldo;时间关系&rdo;，就知道其实不是真的没有时间，而是从一开始就认定没有时间，根本没有用心把握。所以，与其订定不知道能否实行的预定表，倒不如做一份行动记录表来得实际一点。因为根据这份记录表，你可以清楚地知道，自己使用时间的方法到底出了什么问题。

行动记录表没有必要持续记个一两年。只要好好记一个礼拜，自己的行动规律自然一清二楚。只要知道这些，以后该怎么做就简单多了。最重要的是，借由客观的数值，改变原以为没有时间的想法。

对于经常以为没有时间的人而言，唯一解决的方法似乎只是缩短睡眠时间。他们总以为，这件事花多少时间，那件事花多少时间，最后没办法的话，再把睡眠时间缩短就可以了。然而，借由熬夜来缩短时间，精神必然恍惚，从长远的眼光来看，也不是什么解决的办法。所以，如果非缩短睡眠时间不可，与其熬夜倒不如早起。

在一般家庭，都是用收支簿记录金钱开销。其目的应该不只是单纯的记帐，而是了解收支情形，更加合理地使用金钱。至于行动记录表，不是金钱的收支簿，而是时间的收支簿。使用时间和使用金钱的道理都是一样，因为一样，了解的方式自然也是一样。

这个行动记录如果能以&ldo;分&rdo;为单位，每分每分地记录，当然是最好。不过，这样记录可是很吃力的。可以&ldo;6分钟&rdo;为单位。为什么以&ldo;6分钟&rdo;

为计算单位呢？主要是6分钟刚好是1小时的十分之一，计算起来比较方便。如果以6分钟为一个刻度，在方格纸上做份记录表，因为一个刻度有5、6厘米长，必要的话还可以更加细分。对于那些常抱怨时间不够的人，希望千万能抽时间作份行动记录表。只要下点工夫，想要多少时间都有可能。

三、提高效率，永恒而常新的课题

当今企业不论规模大小，欲在这风险丛生、变幻莫测的经济环境中掌握经营契机，效率的提高就成为一个永恒而常新的课题。此课题之大涉及企业的战略与方针，之小则牵连员工一举手，一投足。所谓涓涓细流，可以成瀑，如每一员工心念中常怀&ldo;效率&rdo;二字，则企业必永立于不败而至巍然。

值得借鉴的&ldo;一句话&rdo;

写完这份公文就休息一下，办完这件事就去洗个温泉等等，在每个阶段给自己准备一份达成奖励，是提起干劲的秘诀。

女友应该是工作、读书时的鼓励，而不是妨碍。想要避免时间浪费，可以计算一下自己的时间成本。

利用等车时间办事情时，使用有开铃装置的手表，就可以不必担心时间，而能专心做事。想要使会议进行不至于拖拖拉拉，必须事先决定散会时间。订定开会时间时，如果像&ldo;一点五分&rdo;之类的加个零头，可以使散漫的人也知道守时。列张表注明&ldo;零碎时间可作之事&rdo;，一有空闲，就不至于浪费。使用马表记录自己行动所需时间，就能发现平常不曾注意而浪费的时间。与其花一大堆心思作一份工作预定表，倒不如简单地作份工作记录表，较能掌握工作的进度。可以提醒自己注意目标的标语，如果一成不变，效果就会越来越差。将该作的事情列一张表，完成的话就用红笔划掉，如此一来，除了能掌握进度，还能刺激工作欲望。遇到问题，不要只在脑中空想，试着把问题写在纸上，往往可以意外发现一些解决的办法。将常用的文字、数字刻成橡胶章，节省手写所浪费的时间。将报章杂志的资料，剪下来复印。

复印的资料如果不管原来的纸张大小，一律统一规格，则保管方便，查阅也容易。不要把复印的资料贴在剪贴簿上，应该用可以抽换的活页式档案夹保管。复印机最好附有放大缩小及自动送纸的功能。

在工作前，先决定工作优先顺序，就不会把时间浪费在无聊的事情上。决定工作的优先顺序时，不要只着眼于眼前的100块钱，应该针对1年后的100万元来考虑。工作繁重时，不要每件事情都想做，先集中精神处理大约占有两成的重要部分再说。弄清楚自己的作息习惯，如果可以在脑筋最清楚的时候，处理最重要的事情，不但做得快，又做得好。工作想要有效率，就不要搞乱自己的作息习惯。把握工作的&ldo;惯性定律&rdo;，也就是一旦习惯，再麻烦的工作也不觉得苦。